Digitalisering maakt casusbehandeling op maat mogelijk bij multiprobleem-gezinnen

Samenwerking in de jeugdzorg

In de afgelopen jaren is steeds meer erkend, dat oplossen van maatschappelijke problemen alleen mogelijk is als deskundigen uit verschillende organisaties samenwerken en instrumenten uit verschillende disciplines zo inzetten dat het gezamenlijk effect toeneemt. Dit is vormgegeven in de Veiligheidshuizen, waarin justitie en zorg samenwerken en in toenemende mate ook lokale overheden. Steeds vaker wordt daarom de naam Zorg- en Veiligheidshuis gebruikt. In Veiligheidshuizen brengen ketenpartners informatie en expertise bijeen om complexe problemen te analyseren en afspraken te maken over aanpak en interventies bij, bijvoorbeeld, jeugdigen. Een persoonsgerichte aanpak staat daarbij voorop. Deze ontwikkeling krijgt nieuwe impulsen door de decentralisaties in het sociale domein. Gemeenten hebben onder andere door de komst van de nieuwe Jeugdwet verantwoordelijkheden gekregen om de inzet van expertise te coördineren en te sturen. Samenwerken tussen professionals van verschillende organisaties is wenselijk, maar blijkt niet eenvoudig. Professionals moeten leren elkaar te begrijpen en synergie tussen interventies komt niet zomaar tot stand. Onze samenleving is in kokers georganiseerd, met verschillende regels voor financiering en wettelijke bevoegdheden. De ervaringen van de Veiligheidshuizen zijn daarom belangrijk voor andere, nieuwe samenwerkingsverbanden¹.

Karakteristieken van de informatievoorziening

Een van de uitdagingen die spelen bij deze samenwerkingsverbanden is het mogelijk maken van effectief, efficiënt en legitiem delen van informatie. Digitale voorzieningen die dit ondersteunen worden gekenmerkt door enkele karakteristieken.

1. Het zijn generieke voorzieningen die elke vorm van overleg over problemen waarmee personen en groepen zijn gemoeid, ondersteunen.
2. De voorzieningen zijn flexibel van opzet, waarbij afhankelijk van het type overleg functionaliteiten ingezet kunnen worden. De ondersteuning van de organisatie van casusoverleggen is het hart van de voorzieningen.
3. Ze registreren met name procesinformatie. Het uitgangspunt is dat ketenpartners die in overleggen bijeen zijn, inhoudelijke informatie over casussen die zij voor hun taken nodig hebben in eigen bronsystemen registreren en actueel houden.
4. De voorzieningen bieden mogelijkheden om gegevensverwerking conform de privacy wet- en regelgeving uit te voeren door zorgvuldige verzameling, opslag en verwijdering van gegevens en door een autorisatiemethode die daarop is afgestemd.
5. Ze zijn onderdeel van een informatie-infrastructuur die daarnaast bestaat uit bronsystemen van ketenpartners met inhoudelijke gegevens en voorzieningen waarmee ketenpartners elkaar informeren over welke organisatie een persoon in behandeling heeft.

Het Geïntegreerd Casusoverleg Ondersteunende Systeem (GCOS)

Een voorbeeld van een digitale voorziening met deze karakteristieken is het vernieuwde GCOS. De partners in de Veiligheidshuizen hebben baanbrekend werk verricht in het organiseren van samenwerking. Om hen daarbij te ondersteunen, is op initiatief van het ministerie van Veiligheid en Justitie een keteninformatievoorziening gerealiseerd: het GCOS (Geïntegreerd Casusoverleg Ondersteunend Systeem). Dit systeem is bij de meerderheid van de Veiligheidshuizen in gebruik. Het GCOS is gemaakt om procesondersteuning te bieden, zodat de juiste partners op het juiste moment, met de juiste informatie, cliënten en hun behandeling kunnen bespreken. Met het GCOS wordt informatie over cliënten en groepen cliënten bijeengebracht, de gedeelde analyse gemaakt en vastgelegd, worden doelen en acties afgesproken, en kan worden gevolgd wat het effect van interventies is zodat kan worden besloten over vervolgacties. De initiële ontwikkeling van het GCOS is afgerond met de in beheername in oktober 2013. Ontwikkelingen in de Veiligheidshuizen², de nieuwe rollen van de gemeenten, en ontwikkelingen in de justitieketen³ bleken al snel om aanpassingen in het GCOS te vragen. Een andere belangrijk impuls is de vernieuwde aandacht voor privacy. Ketenpartners willen zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en zoeken naar een goede balans tussen effectief en snel werken en waarborgen van privacy.

Er blijkt bovendien een toenemende behoefte aan verantwoordingsinstrumenten.

Het GCOS is daarom op een aantal thema’s doorontwikkeld:

1. Flexibiliteit: het GCOS gaat voldoen aan de behoefte aan casusoverleg op maat. Casussen worden complexer van aard. De afnemende voorspelbaarheid in het verloop van de behandeling van een casus vereist dat het GCOS flexibel moet kunnen omgaan met minder strak gestructureerde processen.
2. Privacy: de opslag van gegevens en de toegang tot gegevens worden aangepast zodat zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens beter wordt ondersteund.
3. Sturing: managers en bestuurders krijgen uitgebreidere mogelijkheden voor sturings- en verantwoordingsinformatie.
4. Verbindingen en koppelingen worden gerealiseerd, met name met gemeenten (via CORV) en met ZSM⁴.

De introductie van de nieuwe Jeugdwet

Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor het sociale domein waarin Werk, Zorg en Jeugd samenkomen⁵. Een van de deeldomeinen is jeugd. Op 1 januari 2015 trad daarnaast de nieuwe Jeugdwet in werking. De verschuiving van de verantwoordelijkheid voor de jeugdzorg naar gemeenten heeft als doel de jeugdzorg effectiever en eenvoudiger te maken. Daarmee moet een vraaggerichte jeugdzorg ontstaan waarbij zorg dicht bij de jongere wordt georganiseerd. Ondersteuning aan jongeren en gezinnen wordt vanuit die visie geboden door integrale hulp te bieden met een aanpak volgens het uitgangspunt van één gezin, één plan en één regisseur⁶, zoals dit ook al door Veiligheidshuizen wordt aangeboden.

De mogelijkheden van het GCOS voor de jeugdzorg binnen de gemeenten

Met de komst van de nieuwe Jeugdwet werken gemeenten aan de invulling van hun coördinerende rol. Gemeenten staan voor de uitdaging om de informatievoorziening in te richten die hun nieuwe verantwoordelijkheden ondersteunt⁷. De vraag is of een digitale voorziening als het GCOS óók ingezet kan worden om samenwerking tussen partners in de jeugdzorg onder regie van gemeenten te faciliteren.  Gemeenten hebben in het deeldomein jeugd de coördinerende rol gekregen, terwijl de verantwoordelijkheden van justitieorganisaties, zoals politie en Openbaar Ministerie, in stand blijven. Dit beïnvloedt de organisatie van de samenwerking tussen gedwongen kaders (jeugdstrafrecht en kinderbescherming, waar justitie voor verantwoordelijk is) en het vrijwillige kader (jeugdzorg). Dat stelt eisen aan de informatievoorziening die deze samenwerking moet ondersteunen. De ervaring die de Veiligheidshuizen hebben opgedaan met samenwerking en informatie delen kan goed benut worden in deze bredere context waarbij gemeenten verantwoordelijk zijn voor de jeugdzorg. Het GCOS lijkt de behoeften die gemeenten vanuit hun regierol aan informatievoorziening hebben, deels in te vullen. De betekenis die het GCOS daarin kan hebben, is te bepalen door de wensen en eisen die gemeenten én de justitiële en zorgpartners waarmee zij samenwerken stellen, in kaart te brengen en te toetsen aan de functionaliteit van het GCOS. Het is goed om daarbij aandacht te besteden aan de volgende aspecten. Ten eerste houden Veiligheidshuizen zich vooral bezig met complexe casussen. Gegevensdeling tussen justitie, zorg en lokale overheid kan gelegitimeerd worden omdat deze problemen alleen in samenwerking tussen de verschillende partijen geanalyseerd en aangepakt kunnen worden.

Gegevens delen is noodzakelijk voor het uitvoeren van publieke taken, en daarmee gerechtvaardigd. Gemeenten willen echter ook informatie delen voor preventie: het tijdig signaleren van mogelijke problemen en ingrijpen om ernstige problemen te voorkomen. Gegevens delen kan dan vanuit privacy-oogpunt problematisch zijn als een duidelijk omschreven doel ontbreekt. Een mogelijke oplossing is een gefaseerde aanpak. Bij de eerste analyses is dan het doel te bepalen of er aanleiding is voor nader onderzoek. Betrokkenheid van professionals en gegevensverwerking blijft dan beperkt tot wat voor dat doel noodzakelijk is. Bij volgende stappen wordt steeds bepaald wat het doel is en welke professionals en gegevensverwerking daarvoor nodig zijn.

Ten tweede laat de praktijk van de Veiligheidshuizen zien, dat optimaliseren van een ondersteunende digitale voorziening niet voldoende is. Werkprocessen moeten zorgvuldig worden ingericht en er zijn duidelijke afspraken nodig tussen ketenpartners over het delen, verwerken en gebruiken van informatie. Ten derde is het GCOS geen dossiersysteem. Zodra informatie niet meer nodig is voor overleg en samenwerking wordt deze uit het GCOS verwijderd. Voor het beheer van dossiers zijn daarom andere voorzieningen nodig. Tenslotte moeten beheer en eigenaarschap opnieuw bezien worden. Als het GCOS breder door gemeenten wordt gebruikt, ligt het niet zonder meer voor de hand dat het ministerie van Veiligheid en Justitie hiervoor als enige verantwoordelijkheid heeft.

Conclusie

Persoonsgerichte aanpak van complexe problematiek bij jeugdigen vereist nauwe afstemming tussen ketenpartners uit justitie, zorg en lokale overheden. Digitalisering maakt dit mogelijk. De rol van het GCOS bij de behandeling van complexe casussen in Veiligheidshuizen is een voorbeeld. Er zijn overeenkomsten met de informatiebehoefte vanuit de nieuwe regierol van gemeenten in het sociale domein. De betekenis van het GCOS voor de informatievoorziening om de nieuwe verantwoordelijkheden van gemeenten te ondersteunen, wordt bepaald door duidelijkheid over de wensen en eisen van de gemeenten te krijgen, duidelijkheid te bieden over de mogelijkheden van het GCOS en duidelijkheid te scheppen over verantwoordelijkheden ten aanzien van het GCOS als voorziening.