De politie krijgt een nieuw wapen!

In 2025 heeft elke agent er een nieuw wapen bij. Dit wapen is niet gevaarlijk, het is namelijk een digitale mobiele werkplek waarmee de agent altijd en overal contact heeft met zijn collega’s, de burger en de informatiesystemen die nodig zijn om zijn taken dírect te kunnen uitvoeren.

Het ‘informatiepistool’! Al in 2011 genoemd door de toenmalige CIO van de Politie¹.

Deze mobiele werkplek komt voor in verschillende vormen. Dat kan variëren van de nu al gebruikte smartphone, tablet of laptop, tot nieuwe verschijningen zoals een lichtgewicht AR-bril.

Deze AR-bril projecteert pictogrammen en korte teksten met contextafhankelijke, relevante informatie. Nu al kan de politie met de MEOS-smartphone kentekens en ID-bewijzen scannen, vingerafdrukken controleren en bonnen uitschrijven. Daarnaast kan een agent een veelheid aan informatiebronnen raadplegen waarmee de informatiepositie verbeterd kan worden en op basis van de beschikbare informatie kan acteren.

Vanaf 2025 moet het mogelijk zijn om informatiebronnen naadloos en automatisch te koppelen, zowel intern binnen de politie als extern, in de context van de locatie en de rol van de agent. Dat kan enerzijds gebeuren op initiatief van de agent, maar anderzijds ook proactief op basis van de op dat moment relevante context. Hierbij is niet alleen samenwerking met collega’s op straat relevant, maar met name ook de samenwerking met collega’s die zich gespecialiseerd hebben in een bepaald onderwerp. Dit maakt het mogelijk om, sneller en effectiever dan nu het geval is, relevante informatie te delen, te analyseren en daarop meteen te acteren².

De politie heeft in 2025 ruime ervaring met videovergaderen. Het is dan volkomen normaal geworden om elkaar via de smartphone even kort te videobellen om te overleggen en een probleem op te lossen. Email en aparte formulieren worden tegen die tijd als oud en onhandig ervaren, omdat met één geïntegreerde applicatie al die handelingen met één druk op de knop of met één stemcommando gedaan kunnen worden.

Wat is nodig voor deze nieuwe werkplek?

De nieuwe werkplek vraagt om een stabiele en veilige basis die aan de nieuwe functionele vraag kan voldoen. Dit wil zeggen dat de agent in 2025 bijna geen tijd meer kwijt is aan handelingen die te maken hebben met structuur en proces, maar alleen met het verkrijgen, verzamelen en het verwerken van de informatie om te kunnen handelen. Met de juiste expertise kan deze basisstructuur opgebouwd zijn in 2025. De werkplek is daarmee apparaat en (interne) organisatie agnostisch geworden oftewel de werkplek is functioneel toegespitst naar de rol die een medewerker vervult en die past bij de persoonlijke ervaring van de medewerker met digitale omgevingen. Zo zal de werkplek voor een rechercheur anders ingericht zijn en uit andere hardware bestaan dan die van een wijkagent.

Het beheer van de werkplekken moet functioneel gestuurd zijn. De vraag wat een agent moet kunnen doen staat daarin centraal. Hoe en waarmee een agent moet kunnen werken, zijn dan de vervolgvragen. De basisstructuur zal ook zorgen voor de juiste samenstelling van expertise. Dit kan in de vorm van contacten voor directe kennisoverdracht van de ene naar de andere agent zijn, maar het kan ook meer in de vorm van context gestuurde informatie. Dit wil zeggen dat de werkplek voldoet aan de positie van de agent in het proces, de locatie, het gedrag van de agent en de beschikbare informatie.

Persona’s

Door het analyseren van beschikbare openbare bronnen is een grove indeling in vier persona’s te maken, inclusief een inschatting van de percentages per persona:

Dit overzicht toont dat de agent vooral een mobiele taakwerker is en dat komt overeen met de huidige manier van werken. Dat zal in de nabije toekomst opschuiven in de richting van mobiele kenniswerker. De politie vergrijst in hoog tempo en moet maatregelen nemen om in de toekomst haar taken te kunnen blijven uitvoeren. Enerzijds zal het werk met minder mensen op een slimmere manier gedaan moeten³ worden en anderzijds zal de politie aantrekkelijk moeten blijven voor jonge mensen. Een logische stap is om deze generatie-Z (ook wel i-generatie genoemd) te faciliteren met een werkomgeving die voldoet aan het persoonlijke gedrag van deze nieuwe groep (die nu nog op de middelbare school zit). Dit betekent een veel grotere rol voor social media, gamification en het gebruik van een smartphone alsof het een nieuw aangegroeide ledemaat is. De ontwikkelingen op het gebied van netwerken zoals 5G, helpen om deze werkplek altijd en overal te kunnen inzetten.

Om de hierboven beschreven werkplek te realiseren moet de politie focus aanbrengen in haar informatievoorziening, te beginnen bij de informatielaag.

Architectuurkader

Het architectuurkader van de politie heeft historisch gezien een breed perspectief zoals architectuur voor business, informatie, applicaties en technologie. De meeste ontwikkelingen van de werkplek in 2025 zijn verplaatst naar de informatielaag. Informatie is immers de ‘munitie’ voor het wapen. Zonder munitie heb je niets aan het wapen en zo is het ook met de werkplek. De beschikbare informatie in de juiste context op meest geëigende manier gepresenteerd, maakt de werkplek een krachtig wapen. Op de werkplek zijn dus applicaties nodig om de informatie op een goede manier te presenteren, te verrijken, te verwerken, vast te leggen en te delen met collega’s, (keten)partners en burgers.

Samenwerking is noodzakelijk

Een samenwerkingsomgeving zoals Microsoft Teams maakt het mogelijk om een veelheid aan apps en informatiebronnen samen te brengen tot het noodzakelijke aantal en op een eenvoudige manier aan de eindgebruiker te presenteren.

MS Teams is onderdeel van Microsoft 365 en biedt een breed scala aan digitale tools en services die het mogelijk maken om op een veilige manier overal en altijd met elkaar samen te werken. Het biedt onder andere opslag in de cloud voor documenten en mogelijkheden om samen aan documenten te werken in Office applicaties zoals Word en Excel. Met behulp van Microsoft Teams kunnen teams samenwerken en met elkaar communiceren in een afgeschermde en veilige omgeving en daar ook gebruik maken van de chat en video functionaliteit. Al deze toepassingen zijn beschikbaar op een veelheid aan apparaten.

Is het veilig?

Microsoft 365 heeft een uitgebreide gereedschapskist met beveiligingsproducten waarmee informatie versleuteld kan worden en waarmee labels voor rubricering aan een document gekoppeld kunnen worden. Dit kan ook automatisch op basis van door de organisatie vastgestelde regels. Daarnaast zijn er producten waarmee toegang gegeven kan worden op basis van verschillende criteria en waarmee apparaten beveiligd kunnen worden zodat gevoelige informatie niet in verkeerde handen kan vallen en zelfs op afstand verwijderd kan worden.

Een werkdag van de wijkagent in 2025

In 2025 zal de dag van een agent nog steeds met een briefing beginnen bij aanvang van een dienst. COVID-19 heeft ons geleerd dat het niet nodig is om met de hele ploeg fysiek bij elkaar te komen om de laatste informatie te krijgen voordat de agent de straat opgaat. Dit zal in 2025 ook nog het geval zijn. De agent kan inloggen op zijn werkplek, ongeacht waar hij zich op dat moment bevindt. Doordat de briefing standaard wordt opgenomen en meteen beschikbaar is via zijn werkplek, kan de agent ook op een later tijdstip kijken als dat nodig is. Op basis van steekwoorden of gesproken opdrachten kan de agent naar de voor hem relevante delen in de opname springen en doorklikken op de onderliggende informatiebronnen. Hij kan items markeren en alerts instellen die een signaal geven als hij bijvoorbeeld in de buurt van een locatie is die in de briefing genoemd is. De agent stapt op zijn e-bike en start de dienst met in zijn zak zijn nieuwe wapen.

Tijdens zijn dienst worden kentekens automatisch⁴ gescand met hulp van de kleine camera met ANPR scanner in zijn AR bril en licht er een symbooltje op in zijn ooghoek als daar aanleiding toe is.

Op zijn mobiel kan de agent zien welke collega’s met bepaalde expertise in de buurt zijn en hen direct vragen om assistentie als dat nodig is. Bij een meer complexe casus is de agent in staat om op basis van de context meteen de juiste expertise aan te haken in de vorm van een collega die (virtueel vanaf een bureau) kan helpen of in de vorm van een kennisbank met daarin de relevante actuele informatie. Bij een staandehouding na een overtreding kan de agent met een paar keer klikken op zijn smartphone de juiste informatie opzoeken en invoeren. Dit bespaart tijd en maakt het proces eenvoudiger en betrouwbaarder omdat het dossier bijna volledig automatisch wordt gemaakt. Op een rustig moment kan de agent naadloos zijn rooster bijwerken, alvast wat overuren of vakantiedagen opnemen of simpelweg het intranet bekijken. Allemaal vanaf dezelfde werkplek, altijd en overal.

De agent in 2025 is een combinatie van een kennis- en taakwerker zowel mobiel als op het bureau. De traditionele scheiding tussen deze twee gebieden vervaagt. De agent anno 2025 moet digitaal vaardig zijn, maar moet ook actiegericht en stressbestendig. De agent van 2025 moet in staat zijn te schakelen tussen uitvoering en analyse en tussen handelen en denken. Gelukkig wordt hij daarbij ondersteund door zijn nieuwe wapen.