Elektronisch ondertekenen: een kleine stap in techniek, een grote sprong voor de strafrechtketen

Van de Franse overheersing naar het heden

Ten tijde van de Franse overheersing is het Franse wetboek in Nederland ingevoerd. Het werd gebruikelijk om bepaalde documenten te ondertekenen met pen. De ondertekenaar bevestigt hiermee de inhoud. In de strafrechtketen was dit tot voor kort nog steeds de gebruikelijke manier. In 2016 is de start gemaakt voor het ontwikkelen van wetgeving met betrekking tot elektronisch ondertekenen voor de strafrechtketen. Dit heeft echter niet direct de start van elektronisch ondertekenen betekend: er zijn meer factoren die meespelen. Zo zijn er de vraagstukken over associatie (hoe identifeer je een ondertekenaar?) en authenticatie (hoe herkent een ontvanger de rechtsgeldigheid van een document?). Zelfs met antwoorden op deze vragen, voelt een elektronische handtekening and

 

Printen, zoeken, wachten & scannen

De dagelijkse gang van zaken bij informatie-uitwisseling in de strafrechtketen is momenteel onpraktisch. Te ondertekenen documenten worden uitgeprint en de bevoegde ondertekenaar wordt opgezocht om het document te ondertekenen. Het ondertekende document wordt vervolgens ingescand en verstuurd naar de juiste afdeling of persoon. Bij meerdere ondertekenaars voor een document, kan het zijn dat (delen van) het voorgaande proces verschillende malen moeten worden doorlopen. Bovendien ligt een document stil op één plek indien de ondertekenaar op dat moment niet beschikbaar is. Het hele proces bestaat dus uit: printen, zoeken, wachten en scannen. Kortom, de handelingen rondom het op papier ondertekenen van documenten zijn omslachtig en tijdrovend.

 

Versturen & ondertekenen

Het ondertekenproces met elektronisch tekenen is korter. Een document wordt aangeboden om elektronisch te worden ondertekend. De persoon die geautoriseerd is om te mogen ondertekenen, voert de teken-handeling uit door op de tekenknop in het systeem te drukken en moet via vingerafdruk of pincode het tekenverzoek bevestigen in een onderteken-app. Omdat (zo goed als) iedereen tegenwoordig in het bezit is van een smartphone of tablet kunnen tekenverzoeken plaats en tijd onafhankelijk worden bevestigd. Dit is veel efficiënter dan de papieren weg, omdat niet iedere tekenbevoegde continu achter zijn of haar bureau zit.

 

De eerste e-handtekening in de strafrechtketen

Het simpelweg beschikbaar zijn van een e-handtekening, is niet voldoende geweest om het te laten landen in de strafrechtketen. Wetgeving moest worden aangepast en een rechter heeft een zaak met een e-handtekening moeten behandelen. En daarvoor moest een zaak, vanaf het moment van opstellen van een procesdossier, door de politie de strafrechtketen in gestuurd worden.

Wetgeving is inmiddels aangepast en hierdoor mag de politie een procesdossier met e-handtekening aanleveren aan het Openbaar Ministerie. In december 2017 is een eerste zogenaamde Digitaal ProcesDossier (DPD) zitting gehouden bij de rechtbank in Rotterdam. De rechtbank heeft het DPD geaccepteerd en de zaak behandeld. Sinds februari 2019 loopt er een pilot bij het Openbaar Ministerie en de Rechtbank in Noord-Holland rondom het verwerken van zaken met een e-handtekening. Dit is een veelbelovende stap voor de strafrechtketen volgens John van de Rijt (programmadirecteur bij het Openbaar Ministerie): “Werken met de e-handtekening is de sleutel voor verdere digitalisering van het OM.” De deur is dus geopend voor digitale aanlevering van zaken. En dat deze deur nu op een kier staat, kan in de toekomst veel opleveren voor de strafrechtketen.

 

Op naar een papierloze strafrechtketen

Op het moment dat een e-handtekening volledig beschikbaar is in de strafrechtketen, zijn er verdere ontwikkelingen mogelijk: in eerste instantie zal een papierloze strafrechtketen haalbaar zijn. De politie stelt procesdossiers digitaal op en levert ze ook digitaal aan. Het Openbaar Ministerie verwerkt deze dossiers digitaal en stuurt de te ondertekenen documenten voor de Rechtspraak elektronisch door. Ook de Rechtspraak gaat documenten voor het Openbaar Ministerie digitaal ondertekenen en weer terugsturen.

Om bovenstaande goed te laten verlopen zijn er verschillende uitdagingen. De meest belangrijke zijn waarschijnlijk het ontwikkelen van een juist klimaat en het stimuleren van een omslag in mentaliteit. Wanneer een elektronische handtekening onder een document wordt gezet, ontstaan er momenteel nog twijfels en vragen. ‘Wat gebeurt er als ik het document uitprint?’ ‘Hoe kan ik verifiëren dat degene die ondertekend heeft ook hiermee heeft ingestemd?’ Kortom: de vragen en onzekerheden die leven in de overgang naar digitaal tekenen moeten geadresseerd worden door het organiseren van kennissessies. Ook is belangrijk om de medewerkers te laten ervaren hoe eenvoudig en veilig het digitaal ondertekenen is. Door de medewerker hierin goed te begeleiden en twijfels weg te nemen, wordt de overgang naar een papierloze strafrechtketen op korte termijn haalbaar. Hierbij dient wel door alle partijen in de strafrechtketen de waarde en de noodzaak te worden ingezien van digitale uitwisseling van documenten/dossiers.

 

Over 5 jaar

Kijkend naar de langere termijn kan communicatie met ketenpartners steeds meer gedigitaliseerd worden. Advocaten kunnen zich digitaal stellen¹ bij een zaak, en stukken kunnen digitaal door de advocaat worden toegevoegd. Daarnaast zouden dagvaardingen digitaal betekend² kunnen worden: er is dan geen noodzaak meer om bij iemand langs de deur te gaan. Indien de handtekening gekoppeld wordt aan de DigID van burgers, kan daarbij de hoeveelheid dagvaardingen die niet goed worden betekend, afnemen.

Hiervoor is het wel essentieel dat de ketenpartners bereidheid tonen om met een e-handtekening te gaan werken. Bij digitale transformaties In het verleden is gebleken dat het erg belangrijk is om ketenoverstijgend te denken en iedereen in een vroeg stadium te betrekken bij technologiekeuzes, werkprocesaanpassingen en cultuurwijzigingen. Om dit over 5 jaar te bereiken moeten op kortere termijn de eerste stappen hiervoor gezet worden. Dit wil niet zeggen dat over de gehele keten dezelfde technologieën ingezet moeten worden. Wel moet worden nagedacht over hoe informatie zo efficiënt mogelijk door de keten heen kan stromen.

Daarnaast ontstaan door de schaalvergroting meerdere initiatieven van verschillende e-handtekeningen. Hoe kan hierop toezicht gehouden worden? En hoe kan een veilige e-handtekening herkend worden? Het is aan te bevelen om ketenbreed een commissie/aanspreekpunt te ontwikkelen, wat als kennispunt voor de e-handtekening fungeert. Vragen, nieuwe ontwikkelingen en overzicht worden dan vanaf één punt bijgehouden, wat zorgt voor duidelijkheid en zekerheid. Met de Ketencoördinatiegroep Informatievoorziening Strafrechtketen (KIS) is een goede stap gezet naar meer inzicht over de keten heen. Al richt deze zich niet specifiek op innovatie.

 

Blik op de verdere toekomst

Nog iets verder kijkend zou contact met burgers in een strafzaak ook digitaal kunnen verlopen, zodat er plaatsonafhankelijk gewerkt kan worden. Wanneer een slachtoffer of getuige gehoord moet worden, zou dit via een televerbinding kunnen waarbij een e-handtekening als identificatiemethode wordt gebruikt. Via MijnOverheid.nl zouden burgers zelf bewijsstukken kunnen uploaden, verslagen kunnen lezen en met de e-handtekening bevestigen dat ze gelezen zijn.

Voor dit laatste zijn nog veel stappen nodig, los van de ontwikkelingen die hierboven beschreven zijn. Uit onderzoek blijkt dat een derde van de Nederlanders communicatie vanuit de overheid op papier veiliger vindt dan via de digitale weg (Ipsos, 2019). Het vertrouwen van de burger in digitale communicatie moet dus worden verbeterd. Tegelijkertijd wordt digitale communicatie wel gebruiksvriendelijker ervaren dan papier. Dit biedt perspectieven voor het draagvlak van de e-handtekening.

 

De innovatie van de e-handtekening

Het is duidelijk dat de e-handtekening op zichzelf niet innovatief is: het is geen nieuwe technologie of een niet eerder bedacht idee. Wel is het een transformer voor de strafrechtketen. De wijziging in wetgeving en aanpassingen in het proces hebben de deur opengezet en zetten deze verder open voor andere innovaties. Om dit succesvol in te zetten moet altijd rekening gehouden worden met de menselijke factor, de veranderingsgezindheid van medewerkers en burgers. De e-handtekening heeft de capaciteit om een omgeving waarin veranderingen zich op rustiger tempo voltrekken, te transformeren. Een kleine stap voor techniek, een grote sprong voor de strafrechtketen.